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事業報告は、メールで回収!PTA本部役員 総会資料 3倍速く仕上げるコツ

PTA 総会資料 3倍速く仕上げるコツ3つ!


PTA役員の皆さん、お疲れ様ですヾ(*´▽`*)ノ!



PTAでなくても、自治会から少年団、

子供会からサークル活動に至るまで、

何かの役員拝命していると、切っても切れないのが

総会資料作成」!

講演会

この作成、ぶっちゃけ…

めっちゃ面倒ですよね(ノД`)

私もです!(つд⊂)エーン!

でも、今年からは大丈夫です!(*>∀<)

今日はPTAの他、

少年団、図書ボランティア、地区委員会、子供会など

役員歴通算15年以上

現役中学校本部役員拝命中の私が、

定期総会資料を3倍速く仕上げるコツをシェアします!


ただでさえ大変なPTA役員、

今年は爆速で仕上げて笑顔で過ごしてくださいね♥

 

この記事はこんな人向け

この記事はこんな人向け

  • PTAや子供会スポーツ少年団、自治会など 役員をしている
  • 総会資料を作らないといけない立場
  • 総会資料の作成が負担(ノロ≦*) 簡単に出来る方法を知りたい!

結論!

結論!

定期総会資料の作成を簡単に済ませるコツは、次の3つです

  1. 事業計画、事業報告は手書きではなく
    メールフォームで受け取る
    ▶役員名簿もメールフォームで受け取れれば理想的!
  2. 資料作成は、事業報告以外を5月までに作成
    全体の7割を春のうちに終わらせておく
    ▷「この資料、減らせないかな?」という視点で資料作り!
  3. 役員の電話番号は、固定電話ではなく携帯番号を聞いておく

PTA関連記事 こちらです!

 

定期総会 総会資料作成を3倍楽にするコツ!


では、いよいよ総会資料を爆速で仕上げるコツなのですが、

総会資料作りを口にするコツは、結論に書いた3つです!



はぁ?どれも味わかんないんんですけどけど^^;
本当に資料作りが楽になるの?



もちろんです!任せておいてください😌👍✨
順番に説明しますね



総会資料作成を楽にするコツ 順番に説明します!



1.春を制するものは総会資料作成を制す!資料は5月までに7割完成

 

桜並木

突然ですけど、総会資料作りっていつ頃から始めていらっしゃいますか?


定期総会が5月にあるから、その2ヶ月ぐらい前?…だから3月とか?!


ですよね!私も1年目は、まず仕事が分からなかったし、取り掛かったのはまさに3月でした💦
ただ、これ…慣れてる人ならいいんですけど、そうでない人には全くオススメしません…(>_<)!


ええ?!じゃあ一体、いつから取りかかればいいのよ!

役員就任直後の5月まで7割終わらせておくのがオススメです!


ご、5月?!無理でしょ(ヾノ・∀・`)ムリムリ


それが、そうでもないんです!

実は総会資料って、5月までに7割完成することができるんです!

理由を説明しますね

定期総会資料、5月までに7割完成させられる理由


定期総会資料を5月までに7割終わらせられる理由は↓

事業報告会計報告以外は5月までに作成可能だから

お手元に定期総会の資料がある人

そんなにいないと思いますが(笑)
中身を見てみると

★表紙
★目次
★昨年度名簿役員名簿
★今年度役員名簿
☆昨年度事業報告
★今年度事業計画
※昨年度会計報告▶監査書類(会計さん作成)
※今年度会計計画(会計さん作成)
★その他付帯書類(PTA規約など)

となっています(※順不同)

ネット上に公開されているPTA総会資料も、

大まかに同内容です

春日小学校さん

大住小学校さん

江戸川台小学校さん

なるほど…たしかに


これらの資料のうち、

年度末(3月)でないと作成できない資料は、
実は白い星で表している

会計&事業報告だけ

なのです!



えー?意外( *ºΔº ) なんとなく
年度末でないと作れないと思ってた



実は総会資料の中で、年度末でないと作成できないのは

会計報告と事業報告だけ

です。ただでさえ忙しい年度末、

困り顔

年度末でないとできない事業報告まとめに加えて、

本来は5月までに終わらせられる作業まで

この時期に集中させてしまうから、

総会資料作りが大変になっていたのです!

 

7割終わっていれば、年度末は楽勝!

換気する女性

確かに事業報告はボリュームがありますが、

それ以外の7割が仕上げられているので

ぐっと年度末が楽になります



役員名簿などは、決まった直後に作れば記憶も新しいですし、

行事など実務が実際に走り出す前に作っておくのがオススメ!


なるほど、5月までに作っちゃうと楽なのね…


「分割」と「少しだけ取り掛かっておく」

こちらの本でも

 

取り掛かるのには気が重い

大きなタスクの攻略方法として

分割すること と 少しだけ取り掛かっておく

ということが紹介されていましたが、

まさに総会資料も同じ!

分割することと、半分以上終わらせておく事ができれば、

総会資料なんて楽勝です(*>∀<)

いいねする親指

「この資料、減らせない?」の視点!

並んだ本

そして資料作る際に大切なのは

この資料、ほんとに必要?減らせないかな…

という視点!

前年度を踏襲して作っていく総会資料は、

知らない間に不要な資料も増えていきます

大切なのは、

この資料、減らせないかな?の視点

付箋のある本

不要な資料は思い切って削っちゃいましょう!

2. 事業計画/報告 はメールフォームで受け取る

手紙

そして、残り3割の事業報告の攻略に効果的なのは

事業計画/報告 はメールフォームで受け取る

こと!(*>∀<)

?メール?(o゚ェ゚o)?これまた、意味がわかんないんだけど…


ですよね、分かります!

手紙

事業報告はメールフォーム??

確かに意味わからないですよね^^; 大丈夫、今から説明します。

通常は手書きでやり取り

書き物


通常、事業計画書や報告書は

  1. 本部役員がプリントを作成して印刷
  2. 担任経由(か運営員会)で各委員に配布
  3. 各委員に、手書きで記入してもらい提出
  4. 本部役員が計画書(報告書)に手書きされた内容をパソコンに転記して資料作成

という手順が一般的な手順だと思います

そうね、こんな感じでやってますけど…

やってみると身にしみるんですけど、
この作業 煩雑だし無駄が多いんです。゚・(ノД`)∵゚。

家計簿

私のおすすめはこの手順!

ひまわりの中の女性
  1. 本部役員がプリントを作成して印刷
    ▷このときに、返信用メールフォームのQRコードを貼り付け!
  2. 担任経由(か運営員会)で各委員に配布
    ▷運営委員会の場合「今年はメールで報告お願いします♡
     と、方法方を軽く説明すると混乱が少ないです
  3. 各委員が、メールフォームに返信する形でメール提出
  4. 本部役員がメールをコピペして資料完成

これなら煩雑な

  • プリントの回収(※全部集めるの、ホントに大変ですw)
  • 手書きの事業計画や報告のパソコン転記作業

から解放されるので、マジで作業時間半分になります!

テレビ会議

 

メールフォームで事業報告を作成する手順

手紙

作業が楽になりそうっていうのはわかったけど…具体的にはどうしたらいいの?

大丈夫、簡単です!

実際にメールフォームをって事業報告を作成する手順は以下の通りです

メールフォームは、雛形付きのもの

メールフォームはこちらがオススメ



メールフォームはこちらのが便利です


どこがいいの?別によそと変わんないんじゃないの??

どこのでもいいのですが、

このメールにしている理由は、

返信する雛形も一緒に送信できること

このポイントが助かっています

(画像;上記サイトより転載させていただいています)

こちらのメールフォームなら、

400字までは返信メールの雛形を送信することができる

ので、予め

(メールタイトル)( )委員会 令和3年度事業報告書
(メール本文)令和○年度事業報告書

委員会名:
回答様お名前:
事業報告:
日付/実施事項/内容の順で記載してください
(例)
R○.〇〇.〇〇 第1回役員選考会委員会 組織決め(委員長、副委員長)、選出方法の説明と検討



というように、雛形を送っておくと、

そこに書き込んでもらう形になるので、お相手もぐっと楽になります

 

QRコードやリンクを、メールかプリントで配布
スマホ

このメールフォームのURLとQRコードを、印刷して配布
同時にPTAメーリングリストやLINEで送信します



同じ方式で事業計画もメールでもらうと楽です!




役員名簿もメールフォーム回収!

手紙

私が役員してる中学校では、
まだ取り入れられていないのですが💦、
同じ要領で
役員名簿もメールフォームで提出してもらう と、
コピペするだけ名簿を作成できるので、劇的に楽になると思います

事業報告と同じように、



(メールタイトル)委員会名簿
(本文の雛形)
委員会名:
委員長:
副委員長:
書紀:
選考委員:


というフォームを作っておいて、ここに返信してもらうようにすると楽です!

3.連絡先を聞く際は、携帯電話!

スマホ
コツの3つ目は、

連絡先には携帯電話を書いてもらうこと

役員就任時の名簿作成で、連絡先を聞くと思うのですが、

この際に書いてもらうのは

固定電話ではなく、携帯電話!

電話番号って…💦
資料作り方のコツなの?


確かに不思議なんですけど、めっちゃ大切なんです

資料作りのコツで、

電話番号って確かに意味不明ですよね^^;

実は資料作成する上ですごく大切です

携帯番号を知ることが大切な理由

 

スマホ LINE

携帯番号を知ることが大切な理由は、

役員さんとSMSで連絡を取れるから

SMSってなに^^;?

SMSとは、ショートメールという

携帯番号でやり取りできる簡易メールのことです

SMSとはこちらに

SMSとはShort Message Serviceの略で、主に携帯電話でやりとりされる短いメッセージサービスのことを指す。テキストメッセージと呼ばれる場合もある。

宛先はメールアドレスではなく電話番号を利用する。

とある通り、帯電話の番号で送信できるメールのことです

必ずいる「なぜか連絡取れない人」

電話する男性

なんだ、そんな理由?ライングループ作ったから大丈夫

LINE スマホ画面

もちろんLINEグループは作ったほうがいいですか、それでも聞いておくこと推奨です(ノロ≦*)


役員就任時点で、

全員がLINEやメールで繋がれれば全て事が足りるのですが、

それでもぜか連絡取れない人が出る

のがPTAの七不思議(笑)!

  • 担任経由でお手紙お渡ししても返事がいただけない(※届いてない?)
  • 固定電話にお電話してもお留守(留守電入れても折り返しなし)

それ以外でも例えば

  • 初対面でラインを聞きづらいという雰囲気でグループ作れなかった
  • 集団の中にかならずいる「LINEやってません」さん
  • メールアドレスを聞いたはずが、メールで連絡取れないor返ってきてしまう

なんていうときのためにも、連絡先に携帯番号知っていると威力を発揮

例えば事業報告提出のお願いも、

最後はSMSからメールできますし、

SMSから自分のメールアドレスや、

LINEのIDも送信できるので、

こちらにお返事いただけますか?

とすると、ぐっと連絡が取りやすくなります。

負担を減らして、ハッピーPTA!

飛び跳ねる子どもたち

役員歴15年の私が、総力を結集して(笑)

総会資料を楽にするコツをシェアさせてもらいました。

願っているのは、

負担を減らして、ハッピーPTA!

を実現すること。

確かに負担も大きいのですが、

イベントで楽しい思い出ができたり、

ママ友パパ友でなくなっても付き合える仲間ができたりと、

実はメリットも多いPTA。

余計な負担を減らして、その時間で楽しい思い出を作ってくださいね!

 

 

まとめ

まとめ


定期総会資料の作成を簡単に済ませるコツは、次の3つです

  1. 事業計画、事業報告は手書きではなく
    メールフォームで受け取る
    ▶役員名簿もメールフォームで受け取れれば理想的!
  2. 資料作成は、事業報告以外を5月までに作成
    全体の7割を春のうちに終わらせておく
    ▷「この資料、減らせないかな?」という視点で資料作り!
  3. 役員の電話番号は、固定電話ではなく携帯番号を聞いておく

PTA関連記事 こちらです!

 

ABOUT ME
えがお
2005年産♂、2007年産♂♀双子を育児中の アラフィフ看護師ですです(*≧∀≦*) 在住:東京近郊(関東) 趣味:読書(年間250冊ほど:読書ログしています) ミッション:子育てするすべてのパパママと子供達を応援! ▶40歳でADHDだった自分に気づく、生き辛さにガッテン! ▶読んだ本を紹介することで、ママや生きづらさを抱えてた大人が、 もっと楽に生きられる方法を一緒に探せたらと願っています ▶教育費確保のために、節約&NISA,iDecoでの投資信託積立頑張ってます! 昨日より、笑顔が増える情報を提供していけたらと思い記事を書いていきます。よろしくお願いいたします

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