PTA 総会資料 3倍速く仕上げるコツ3つ!
PTA役員の皆さん、お疲れ様ですヾ(*´▽`*)ノ!
PTAでなくても、自治会から少年団、
子供会からサークル活動に至るまで、
何かの役員拝命していると、切っても切れないのが
「総会資料作成」!
この作成、ぶっちゃけ…
めっちゃ面倒ですよね(ノД`)
でも、今年からは大丈夫です!(*>∀<)
今日はPTAの他、
少年団、図書ボランティア、地区委員会、子供会など
役員歴通算15年以上、
現役中学校本部役員拝命中の私が、
定期総会資料を3倍速く仕上げるコツをシェアします!
ただでさえ大変なPTA役員、
今年は爆速で仕上げて笑顔で過ごしてくださいね♥
この記事はこんな人向け

- PTAや子供会スポーツ少年団、自治会など 役員をしている
- 総会資料を作らないといけない立場
- 総会資料の作成が負担(ノロ≦*) 簡単に出来る方法を知りたい!
結論!
定期総会資料の作成を簡単に済ませるコツは、次の3つです
- 事業計画、事業報告は手書きではなく
メールフォームで受け取る
▶役員名簿もメールフォームで受け取れれば理想的! - 資料作成は、事業報告以外を5月までに作成!
▷全体の7割を春のうちに終わらせておく
▷「この資料、減らせないかな?」という視点で資料作り! - 役員の電話番号は、固定電話ではなく携帯番号を聞いておく
PTA関連記事 こちらです!
定期総会 総会資料作成を3倍楽にするコツ!
では、いよいよ総会資料を爆速で仕上げるコツなのですが、
総会資料作りを口にするコツは、結論に書いた3つです!
はぁ?どれも意味わかんないんんですけどけど^^;
本当に資料作りが楽になるの?
もちろんです!任せておいてください😌👍✨
順番に説明しますね
総会資料作成を楽にするコツ 順番に説明します!
1.春を制するものは総会資料作成を制す!資料は5月までに7割完成
ただ、これ…慣れてる人ならいいんですけど、そうでない人には全くオススメしません…(>_<)!
実は総会資料って、5月までに7割完成することができるんです!
理由を説明しますね
定期総会資料、5月までに7割完成させられる理由

定期総会資料を5月までに7割終わらせられる理由は↓
事業報告会計報告以外は5月までに作成可能だから
お手元に定期総会の資料がある人
そんなにいないと思いますが(笑)
中身を見てみると
★表紙
★目次
★昨年度名簿役員名簿
★今年度役員名簿
☆昨年度事業報告
★今年度事業計画
※昨年度会計報告▶監査書類(会計さん作成)
※今年度会計計画(会計さん作成)
★その他付帯書類(PTA規約など)
となっています(※順不同)
ネット上に公開されているPTA総会資料も、
大まかに同内容です
春日小学校さん
大住小学校さん
江戸川台小学校さん
年度末(3月)でないと作成できない資料は、
実は白い星で表している
会計&事業報告だけ
なのです!
年度末でないと作れないと思ってた!
実は総会資料の中で、年度末でないと作成できないのは
会計報告と事業報告だけ
です。ただでさえ忙しい年度末、

年度末でないとできない事業報告まとめに加えて、
本来は5月までに終わらせられる作業まで
この時期に集中させてしまうから、
総会資料作りが大変になっていたのです!
7割終わっていれば、年度末は楽勝!
確かに事業報告はボリュームがありますが、
それ以外の7割が仕上げられているので
ぐっと年度末が楽になります
役員名簿などは、決まった直後に作れば記憶も新しいですし、
行事など実務が実際に走り出す前に作っておくのがオススメ!
「分割」と「少しだけ取り掛かっておく」
こちらの本でも
取り掛かるのには気が重い
大きなタスクの攻略方法として
分割すること と 少しだけ取り掛かっておく
ということが紹介されていましたが、
まさに総会資料も同じ!
分割することと、半分以上終わらせておく事ができれば、
総会資料なんて楽勝です(*>∀<)
「この資料、減らせない?」の視点!

そして資料作る際に大切なのは
という視点!
前年度を踏襲して作っていく総会資料は、
知らない間に不要な資料も増えていきます。
大切なのは、
この資料、減らせないかな?の視点

不要な資料は思い切って削っちゃいましょう!
2. 事業計画/報告 はメールフォームで受け取る

そして、残り3割の事業報告の攻略に効果的なのは
事業計画/報告 はメールフォームで受け取る
こと!(*>∀<)

事業報告はメールフォーム??
確かに意味わからないですよね^^; 大丈夫、今から説明します。
通常は手書きでやり取り

通常、事業計画書や報告書は
- 本部役員がプリントを作成して印刷
- 担任経由(か運営員会)で各委員に配布
- 各委員に、手書きで記入してもらい提出
- 本部役員が計画書(報告書)に手書きされた内容をパソコンに転記して資料作成
という手順が一般的な手順だと思います
この作業 煩雑だし無駄が多いんです。゚・(ノД`)∵゚。

私のおすすめはこの手順!

- 本部役員がプリントを作成して印刷
▷このときに、返信用メールフォームのQRコードを貼り付け! - 担任経由(か運営員会)で各委員に配布
▷運営委員会の場合「今年はメールで報告お願いします♡」
と、方法方を軽く説明すると混乱が少ないです - 各委員が、メールフォームに返信する形でメール提出
- 本部役員がメールをコピペして資料完成!

これなら煩雑な
- プリントの回収(※全部集めるの、ホントに大変ですw)
- 手書きの事業計画や報告のパソコン転記作業
から解放されるので、マジで作業時間半分になります!

メールフォームで事業報告を作成する手順

実際にメールフォームをって事業報告を作成する手順は以下の通りです
メールフォームは、雛形付きのもの
メールフォームはこちらがオススメ
このメールにしている理由は、
返信する雛形も一緒に送信できること
このポイントが助かっています

(画像;上記サイトより転載させていただいています)
こちらのメールフォームなら、
400字までは返信メールの雛形を送信することができる
ので、予め
というように、雛形を送っておくと、
そこに書き込んでもらう形になるので、お相手もぐっと楽になります
QRコードやリンクを、メールかプリントで配布

このメールフォームのURLとQRコードを、印刷して配布
同時にPTAメーリングリストやLINEで送信します
同じ方式で事業計画もメールでもらうと楽です!
役員名簿もメールフォーム回収!

私が役員してる中学校では、
まだ取り入れられていないのですが💦、
同じ要領で
役員名簿もメールフォームで提出してもらう と、
コピペするだけ名簿を作成できるので、劇的に楽になると思います
事業報告と同じように、
というフォームを作っておいて、ここに返信してもらうようにすると楽です!
3.連絡先を聞く際は、携帯電話!
コツの3つ目は、
連絡先には携帯電話を書いてもらうこと
役員就任時の名簿作成で、連絡先を聞くと思うのですが、
この際に書いてもらうのは
固定電話ではなく、携帯電話!。
資料作り方のコツなの?
資料作りのコツで、
電話番号って確かに意味不明ですよね^^;
実は資料作成する上ですごく大切です
携帯番号を知ることが大切な理由

携帯番号を知ることが大切な理由は、
役員さんとSMSで連絡を取れるから
携帯番号でやり取りできる簡易メールのことです
SMSとはこちらに
SMSとはShort Message Serviceの略で、主に携帯電話でやりとりされる短いメッセージサービスのことを指す。テキストメッセージと呼ばれる場合もある。
宛先はメールアドレスではなく電話番号を利用する。
とある通り、携帯電話の番号で送信できるメールのことです
必ずいる「なぜか連絡取れない人」


役員就任時点で、
全員がLINEやメールで繋がれれば全て事が足りるのですが、
それでもなぜか連絡取れない人が出る
のがPTAの七不思議(笑)!
- 担任経由でお手紙お渡ししても返事がいただけない(※届いてない?)
- 固定電話にお電話してもお留守(留守電入れても折り返しなし)
それ以外でも例えば
- 初対面でラインを聞きづらいという雰囲気でグループ作れなかった
- 集団の中にかならずいる「LINEやってません」さん
- メールアドレスを聞いたはずが、メールで連絡取れないor返ってきてしまう
なんていうときのためにも、連絡先に携帯番号知っていると威力を発揮。
例えば事業報告提出のお願いも、
最後はSMSからメールできますし、
SMSから自分のメールアドレスや、
LINEのIDも送信できるので、
とすると、ぐっと連絡が取りやすくなります。
負担を減らして、ハッピーPTA!

役員歴15年の私が、総力を結集して(笑)
総会資料を楽にするコツをシェアさせてもらいました。
願っているのは、
負担を減らして、ハッピーPTA!
を実現すること。
確かに負担も大きいのですが、
イベントで楽しい思い出ができたり、
ママ友パパ友でなくなっても付き合える仲間ができたりと、
実はメリットも多いPTA。
余計な負担を減らして、その時間で楽しい思い出を作ってくださいね!
まとめ
定期総会資料の作成を簡単に済ませるコツは、次の3つです
- 事業計画、事業報告は手書きではなく
メールフォームで受け取る
▶役員名簿もメールフォームで受け取れれば理想的! - 資料作成は、事業報告以外を5月までに作成!
▷全体の7割を春のうちに終わらせておく
▷「この資料、減らせないかな?」という視点で資料作り! - 役員の電話番号は、固定電話ではなく携帯番号を聞いておく
PTA関連記事 こちらです!