PTA 総会資料 3倍速く仕上げるコツ3つ！

PTA役員の皆さん、お疲れ様ですヾ(*´▽｀*)ﾉ！

PTAでなくても、自治会から少年団、

子供会からサークル活動に至るまで、

何かの役員拝命していると、切っても切れないのが

「総会資料作成」！

この作成、ぶっちゃけ…

めっちゃ面倒ですよね(ﾉД`)

でも、今年からは大丈夫です！(*>∀<)

今日はPTAの他、

少年団、図書ボランティア、地区委員会、子供会など

役員歴通算15年以上、

現役中学校本部役員拝命中の私が、

定期総会資料を3倍速く仕上げるコツをシェアします！


ただでさえ大変なＰＴＡ役員、

今年は爆速で仕上げて笑顔で過ごしてくださいね♥

 

この記事はこんな人向け

結論！

 

定期総会　総会資料作成を3倍楽にするコツ！

では、いよいよ総会資料を爆速で仕上げるコツなのですが、

	

	

	

総会資料作りを口にするコツは、結論に書いた3つです！
	



	

	

	

はぁ？どれも意味わかんないんんですけどけど^^;
本当に資料作りが楽になるの？
	



	

	

	

もちろんです！任せておいてください😌👍✨
順番に説明しますね
	



総会資料作成を楽にするコツ　順番に説明します！

1.春を制するものは総会資料作成を制す！資料は5月までに7割完成

実は総会資料って、5月までに7割完成することができるんです！

理由を説明しますね

定期総会資料、5月までに7割完成させられる理由

定期総会資料を5月までに7割終わらせられる理由は↓

お手元に定期総会の資料がある人

そんなにいないと思いますが（笑）
中身を見てみると

となっています（※順不同）

ネット上に公開されているPTA総会資料も、

大まかに同内容です

春日小学校さん

大住小学校さん

江戸川台小学校さん

実は総会資料の中で、年度末でないと作成できないのは

です。ただでさえ忙しい年度末、

年度末でないとできない事業報告まとめに加えて、

本来は5月までに終わらせられる作業まで

この時期に集中させてしまうから、

総会資料作りが大変になっていたのです！

 

7割終わっていれば、年度末は楽勝！

確かに事業報告はボリュームがありますが、

それ以外の7割が仕上げられているので

ぐっと年度末が楽になります



役員名簿などは、決まった直後に作れば記憶も新しいですし、

行事など実務が実際に走り出す前に作っておくのがオススメ！

「分割」と「少しだけ取り掛かっておく」

こちらの本でも

 

取り掛かるのには気が重い

大きなタスクの攻略方法として

分割すること　と　少しだけ取り掛かっておく

ということが紹介されていましたが、

まさに総会資料も同じ！

分割することと、半分以上終わらせておく事ができれば、

総会資料なんて楽勝です(*>∀<)

「この資料、減らせない？」の視点！

そして資料作る際に大切なのは

という視点！

前年度を踏襲して作っていく総会資料は、

知らない間に不要な資料も増えていきます。

大切なのは、

不要な資料は思い切って削っちゃいましょう！

2.　事業計画／報告 はメールフォームで受け取る

そして、残り3割の事業報告の攻略に効果的なのは

こと！(*>∀<)

事業報告はメールフォーム？？

確かに意味わからないですよね^^;　大丈夫、今から説明します。

通常は手書きでやり取り

通常、事業計画書や報告書は

という手順が一般的な手順だと思います

私のおすすめはこの手順！

これなら煩雑な

• プリントの回収（※全部集めるの、ホントに大変ですｗ）
• 手書きの事業計画や報告のパソコン転記作業

から解放されるので、マジで作業時間半分になります！

 

メールフォームで事業報告を作成する手順

実際にメールフォームをって事業報告を作成する手順は以下の通りです

メールフォームは、雛形付きのもの

メールフォームはこちらがオススメ

（画像；上記サイトより転載させていただいています）

こちらのメールフォームなら、

400字までは返信メールの雛形を送信することができる

ので、予め

というように、雛形を送っておくと、

そこに書き込んでもらう形になるので、お相手もぐっと楽になります

 

QRコードやリンクを、メールかプリントで配布

このメールフォームのURLとQRコードを、印刷して配布
同時にPTAメーリングリストやLINEで送信します

	

	

	

同じ方式で事業計画もメールでもらうと楽です！
	

役員名簿もメールフォーム回収！

私が役員してる中学校では、
まだ取り入れられていないのですが💦、
同じ要領で
役員名簿もメールフォームで提出してもらう　と、
コピペするだけ名簿を作成できるので、劇的に楽になると思います

事業報告と同じように、



（メールタイトル）委員会名簿
（本文の雛形）
委員会名：
委員長：
副委員長：
書紀：
選考委員：


というフォームを作っておいて、ここに返信してもらうようにすると楽です！

3.連絡先を聞く際は、携帯電話！

コツの3つ目は、

役員就任時の名簿作成で、連絡先を聞くと思うのですが、

この際に書いてもらうのは

固定電話ではなく、携帯電話！。

資料作りのコツで、

電話番号って確かに意味不明ですよね^^;

実は資料作成する上ですごく大切です

携帯番号を知ることが大切な理由

 

携帯番号を知ることが大切な理由は、

SMSとはこちらに

SMSとはShort Message Serviceの略で、主に携帯電話でやりとりされる短いメッセージサービスのことを指す。テキストメッセージと呼ばれる場合もある。

宛先はメールアドレスではなく電話番号を利用する。

とある通り、携帯電話の番号で送信できるメールのことです

必ずいる「なぜか連絡取れない人」

役員就任時点で、

全員がLINEやメールで繋がれれば全て事が足りるのですが、

それでもなぜか連絡取れない人が出る

のがPTAの七不思議（笑）！

• 担任経由でお手紙お渡ししても返事がいただけない（※届いてない？）
• 固定電話にお電話してもお留守（留守電入れても折り返しなし）

それ以外でも例えば

• 初対面でラインを聞きづらいという雰囲気でグループ作れなかった
• 集団の中にかならずいる「LINEやってません」さん
• メールアドレスを聞いたはずが、メールで連絡取れないor返ってきてしまう
  
  

なんていうときのためにも、連絡先に携帯番号知っていると威力を発揮。

例えば事業報告提出のお願いも、

最後はSMSからメールできますし、

SMSから自分のメールアドレスや、

LINEのIDも送信できるので、

とすると、ぐっと連絡が取りやすくなります。

負担を減らして、ハッピーPTA！

役員歴15年の私が、総力を結集して（笑）

総会資料を楽にするコツをシェアさせてもらいました。

願っているのは、

を実現すること。

確かに負担も大きいのですが、

イベントで楽しい思い出ができたり、

ママ友パパ友でなくなっても付き合える仲間ができたりと、

実はメリットも多いPTA。

余計な負担を減らして、その時間で楽しい思い出を作ってくださいね！

 

 

まとめ