ＰＴＡ総会は、紙面総会がイチオシ！

PTA総会の季節！ＰＴＡに限らず、

自治会や少年団などでは、

必ず定期総会が開かれていると思います

コロナ禍の影響で、対面での開催が難しくなりました。

今本部役員を努めている子どもたちが通う中学校でも

PTA総会が紙面に変更になりましたが、

正直、メリットしか感じませんでした（笑）

ものすごく良かったのでシェアします

この記事はこんな人向け

結論！

 

各種役員会の総会は、断然紙面総会！

コロナ禍にあって、書面総会する学校が多くなったと思いますが、

めっちゃオススメです！もし、まだ導入していないならこの機会にぜひ！

紙面総会　おすすめの理由5つ

順番に説明していきますね。

3密回避！コロナ禍にピッタリ

まずはなんと言っても、コロナ三密対策になること。

収束までまだ時間のかかりそうな今、

いろいろな人との接触機会をなるべく減らすことが大切です。

 

 

議長団選出、台本作り、打ち合わせ、リバーサルから解放

対面総会につきものなのは、

議長団の選出

確かに不特定多数の前で喋らなきゃいけないって、

引き受ける方にとっても負担大！

そして、議長団を選出したら、

という手間も毎回生じます

コロナ禍は一刻も早く終息してほしい事態ですが、

やめるきっかけをつかみそこねていた対面総会をなくすには、

チャンスという側面もあるのかもしれません。

 

来賓へのお手紙、名簿作り、当日の会場作りから解放

そして、私も役員になってから初めて理解したのですが、

実はＰＴＡ総会に参加するのは、保護者と教職員だけではありません。

地域の議員や自治会長さんなど、20名ほどの方にお誘いのお手紙を出して、

というタスクもPTA役員が担っています(≧ω≦ )

来てくださる方々のご負担も軽減できているかもしれません

会場準備と撤収も、地味に大変(≧ω≦ )

それからそれから、会場の準備と撤収！

これもなかなか骨が折れます。

無数のパイプ椅子を出して、終わったらしまう作業も、

紙面総会になればオサラバです♥

ついでに紙印刷も廃止がオススメ

そして対面総会でなくなったタイミングで、

紙印刷も廃止してしまうこと！

私が役員をしている学校では、昨年の総会は
緊急事態宣言の最中にあったため、

対面で集まることはしませんでしたが、

書面を印刷して配布する形で紙面総会を開きました。

資料作りという沼…

総会資料は、もちろん資料の作成も大変なのですが、

資料を作って終わりではなく、そこから、

全世帯分に印刷してホチキスで止め、

学級経由で一人ずつに配布する

という作業があります。

世帯分印刷してホッチキスを止めるという作業なので、

PTA役員総出で数時間要します

また、事務作業上どうしても

乱調が出たり、

挟まってないページが出るなど

トラブルも生じがちです

ｐｄｆなら一瞬！

今年度は、

としたところ、前年度数時間を要した作業が一瞬で終了！

他校とやり取りも、メール添付で一瞬

私も本部役員になって初めて知ったのですが、

ＰＴＡ総会資料は近隣の学校ともペーパーでやり取りをしています

役員になると、この総会資料の送付もなかなか厄介なのですが、

封筒詰めして郵送する作業も、メール添付なら一瞬で終わります

エコで省資源　SDGs！

主に役員負担の軽減の話だけでしてしまいましたが、

もちろんこれらは環境視点でも◎！

エコで省資源！SDGsの理念にもかなっています

決議の仕方 プリント回さなくても成立します

紙面総会にする場合、決議はプリントを回収する学校も多かったようです。

たとえば神戸のPTA総会案内や議決のテンプレート、

や、　熊本市のテンプレート　ありがたい！参考になりますね

そうでない学校も、対面型の総会を開催していたときから、

委任状は事前に回収しておく形がスタンダードですよね。

 

しかし今回は、どちらも配布せず、

とする形を採用しました

 

 

無料で取得できる、Googleアカウント

メールは無料で取得できるＰＴＡのGoogleアカウントをとってあるので、

そのメールアドレスにGoogleドライブも総会資料も添付して

そのメールアドレスに意見をくださいとしました

紙面総会 導入するときの懸念点３つ

今まで、利点しか思い浮かばないといった調子で

メリットを並べていましたが、懸念点は主に次の三つです

個人情報の保護

総会のしおりには、

など保護すべき個人情報！取り扱いに細心の注意が必要…

また悪意を持った何者かに拡散されてしまうといったことも、

頭の片隅に置く必要があります。

メーリングリストで配布する際にも、個人情報の保護について

一言申し添えることが必要です。

ITリテラシーが低い世帯のフォロー

2020年の調査で、日本で10-20代のスマホ普及率は99％以上

40代までの普及率も90％を超えており、

一家に一台以上はスマートフォンがあると考えて大丈夫とは思いますが、

電子メールやＰＤＦでの書類が受信が難しい家庭がある

ことも想定することが必要です

プリントにQRコード印刷して配布

新しいことが苦手な人の心理的ハードル

今まで対面だったものをなくすので、

もちろん心理的に抵抗や心配がある人がいるのも当然だと思います

感染者1日でも早く終息して欲しいですが、

逆にこのピンチは、新しいことを始めるチャンスとも言えると思います

新しいことに抵抗がある、保護者や教職員の皆さんにこそ

今このタイミングで行うと理解が得られやすいです！

紙面総会、ほんとにおすすめです！

あちこちに甚大な被害をもたらしている、新型コロナウイルス
大変なことが多い一方でＰＴＡの負担を、だいぶ大きく減らしてくれました

コロナウイルスは一刻も早く終息してもらいたいですが、

この機会に三方よしの書面、爽快な総会を是非実現してくださいね！

その際にはペーパーレスにすることがオススメです

PTA役員のみなさんの負担が少しでも減ることを願っています！

 

結論！