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PTA定期総会 断然 紙面総会がオススメです

PTA総会は、紙面総会がイチオシ!

アンケート

PTA総会の季節!PTAに限らず、

自治会や少年団などでは、

必ず定期総会が開かれていると思います

サッカー 老人 

コロナ禍の影響で、対面での開催が難しくなりました。

学校

今本部役員を努めている子どもたちが通う中学校でも

PTA総会が紙面に変更になりましたが、

正直、メリットしか感じませんでした(笑)

ものすごく良かったのでシェアします

この記事はこんな人向け

この記事はこんな人向け
  • PTAや子供会、スポ少などの役員をしているが、負担が大きい
  • 少しでも役員負担減らしたい
  • 総会の準備も大変だけど、紙面総会にするのは反対する人も一定いる

結論!

結論!

PTAや子供会、自治会、スポーツ少年団…各種役員会の総会は
断然 紙面総会がオススメです!

その際には、資料もpdf配布に変更しちゃうとより楽になります!

  • 3密回避!コロナ禍にピッタリです
  • 総会に関わる負担が半分になります!

▷議長決め、台本作り、リバーサル、会場の椅子並べと撤収
▷来賓ご招待、芳名帳、お茶出し、お礼の手紙の手配

  • さらに紙印刷も廃止して、PDFで配信するのがおすすめ!

▷膨大な印刷とホチキス止めの苦労から解放!

▷近隣の学校とやり取りも、メール添付なら一瞬!
▷エコで省資源。SDGs!

  • 議決もメールでご意見くださいとすると、プリント配布と回収の手間からも開放されます
  • 導入するなら、コロナ禍の今!

 

PTA関連記事 こちらです!

 

各種役員会の総会は、断然紙面総会!

PTAや子供会各種役員会の総会は、
断然紙面総会がオススメです!

議会
…(^_^;) そ、そんなにいいの??

役員なんて1年か2年なんだから、前の年通りのほうが楽なんじゃね?

気持ちはわかります!変更するのって色々大変ですよね。

だけど紙面総会への変更なら大丈夫。

役員の皆さんの負担を一気に半減できますよ!

半減?まじ?それならやってみようかな

コロナ禍にあって、書面総会する学校が多くなったと思いますが、

めっちゃオススメです!もし、まだ導入していないならこの機会にぜひ!

紙面総会 おすすめの理由5つ

紙面総会 おすすめの理由5つ

  1. 3密回避!コロナ禍にピッタリです
  2. 議長決め、台本作り、リバーサル、会場設営から解放されます
  3. 紙印刷をやめてpdfで配信すると、膨大な印刷とホチキス止めの苦労からも解放される上に、エコでSDGs!
  4. 来賓ご招待、芳名帳、お茶出し、お礼の手紙の手配も不要になります
  5. 他校とやり取りする際も、メール添付で終わるのでめっちゃラク。

順番に説明していきますね。

3密回避!コロナ禍にピッタリ

新型コロナウィルス

まずはなんと言っても、コロナ三密対策になること。

これはさすがに補足説明の必要はありませんね
マスクをした人たち

収束までまだ時間のかかりそうな今、

いろいろな人との接触機会をなるべく減らすことが大切です。

 

 

議長団選出、台本作り、打ち合わせ、リバーサルから解放

議会

対面総会につきものなのは、

議長団の選出

まず人前で喋りたいという方はいらっしゃらないので、これが毎回難航しますよね( ̄▽ ̄;)

確かに不特定多数の前で喋らなきゃいけないって、

引き受ける方にとっても負担大!

そして、議長団を選出したら、

  • 本部役員で台本を作成準備してお渡し
  • 打ち合わせ
  • リハーサル

という手間も毎回生じます

マイク
考えてみれば、あの台本通り読み上げる議長って…様式美?
確かに、誰も得していないって感じはありましたよね(^_^;)

コロナ禍は一刻も早く終息してほしい事態ですが、

やめるきっかけをつかみそこねていた対面総会をなくすには、

チャンスという側面もあるのかもしれません。

 

来賓へのお手紙、名簿作り、当日の会場作りから解放

体育館

そして、私も役員になってから初めて理解したのですが、

実はPTA総会に参加するのは、保護者と教職員だけではありません

地域の議員や自治会長さんなど、20名ほどの方にお誘いのお手紙を出して

  • 当日招待の名簿作り
  • 出欠席作り
  • 当日お茶出し
  • 参加した後のお礼のお手紙

というタスクもPTA役員が担っています(≧ω≦ )

そうなの・・・?けっこう大変だね(´-∀-`;)
ありがとうございます。私達中学PTAの負担はもちろんですが、

選挙活動に直結する議員さんはともかく、高齢の自治会長さんや民生委員さんも、

正直中学校のPTA総会に参加したいかと言われると…疑問でした(^_^;)

来てくださる方々のご負担も軽減できているかもしれません

会場準備と撤収も、地味に大変(≧ω≦ )

学校椅子

それからそれから、会場の準備と撤収!

これもなかなか骨が折れます。

無数のパイプ椅子を出して、終わったらしまう作業も、

紙面総会になればオサラバです♥

ついでに紙印刷も廃止がオススメ

そして対面総会でなくなったタイミングで、

紙印刷も廃止してしまうこと

私が役員をしている学校では、昨年の総会は
緊急事態宣言の最中にあったため、

対面で集まることはしませんでしたが、

書面を印刷して配布する形で紙面総会を開きました。

資料作りという沼…

飛び込む男性

総会資料は、もちろん資料の作成も大変なのですが、

資料を作って終わりではなく、そこから、

全世帯分に印刷してホチキスで止め、

学級経由で一人ずつに配布する

という作業があります。

  • 総会資料は約15ページ
  • PTA会則が約7-8ページ
  • 付帯資料数枚…

合計20ページ超の資料を、

世帯分印刷してホッチキスを止めるという作業なので、

PTA役員総出で数時間要します

目覚まし時計

また、事務作業上どうしても

乱調が出たり、

挟まってないページが出るなど

トラブルも生じがちです

花の乗った辞書

pdfなら一瞬!

今年度は、

  1. 総会資料をpdfに変換
  2. その上でGoogleドライブにUP
  3. そのURLを学校のメール配信システムで配信

としたところ、前年度数時間を要した作業が一瞬で終了

他校とやり取りも、メール添付で一瞬

手紙

私も本部役員になって初めて知ったのですが、

PTA総会資料は近隣の学校ともペーパーでやり取りをしています

役員になると、この総会資料の送付もなかなか厄介なのですが、

封筒詰めして郵送する作業も、メール添付なら一瞬で終わります

手紙

エコで省資源 SDGs!

自然

主に役員負担の軽減の話だけでしてしまいましたが、

もちろんこれらは環境視点でも◎!

エコで省資源!SDGsの理念にもかなっています

クジラ

決議の仕方 プリント回さなくても成立します

アンケート
確かにPTA総会の資料の印刷をしないのは良さそうだね
だけど委任状と議決はどうやってるの?
ネットで各校の状況見させてもらうと、委任状および議決について、プリントでやっているところも多いみたいですね

ただ、私が役員をしている中学校では、今回は

委任状も回しませんでした

ええ?!じゃあどうやって委任と議決を??
確かに心配になりますよね(´-∀-`;)

紙面総会にする場合、決議はプリントを回収する学校も多かったようです。

たとえば神戸のPTA総会案内や議決のテンプレート

や、 熊本市のテンプレート ありがたい!参考になりますね

そうでない学校も、対面型の総会を開催していたときから、

委任状は事前に回収しておく形がスタンダードですよね。

 

しかし今回は、どちらも配布せず、

もしも議決に何か意見やがある場合は、メールをください

とする形を採用しました

手紙

 

議決書や委任状を作って配布する手間だけでなく、回収もなかなか大変だったので、大きな負担減になりました!

 

無料で取得できる、Googleアカウント

グーグル

メールは無料で取得できるPTAのGoogleアカウントをとってあるので、

そのメールアドレスにGoogleドライブも総会資料も添付して

そのメールアドレスに意見をくださいとしました

こうするとで

全校に配布する分のプリントが一枚減るので

  • プリント作成(副校長とPTA会長の決裁要)
  • 役員が学校に出向いて印刷と配布
  • 回収
  • 未提出の家庭への促し

という手間が減!劇的に楽になりました

グーグル

紙面総会 導入するときの懸念点3つ

今まで、利点しか思い浮かばないといった調子で

メリットを並べていましたが、懸念点は主に次の三つです

  1. 個人情報の保護
  2. ITリテラシーが低い世帯のフォロー
  3. 新しいことが苦手な人の心理的なハードル

個人情報の保護

個人情報

総会のしおりには、

  • 役員の名前
  • お子さんの名前、学級名が書かれた役員名簿

など保護すべき個人情報!取り扱いに細心の注意が必要…

鍵
例えば、学校のホームページに掲載…とかもってのほかです

また悪意を持った何者かに拡散されてしまうといったことも、

頭の片隅に置く必要があります。

たとえ紙印刷して配布していても、それを写メして拡散することも可能なわけですから、あとはモラルの問題という側面もあります

メーリングリストで配布する際にも、個人情報の保護について

一言申し添えることが必要です。

ITリテラシーが低い世帯のフォロー

高齢者の手スマホ

2020年の調査で、日本で10-20代のスマホ普及率は99%以上

40代までの普及率も90%を超えており、

一家に一台以上はスマートフォンがあると考えて大丈夫とは思いますが、

電子メールやPDFでの書類が受信が難しい家庭がある

ことも想定することが必要です

プリントにQRコード印刷して配布

QRコード

もしメールで行き渡らない心配がある場合は、

総会資料のURLを載せた、QRコードを添付したプリントを配布して

何かご意見がある方は、記載のアドレスまでメールでご意見ください。

メールが難しい場合はこのプリントの下部を切り取ってご意見ください

とすると良いと思います

手紙

新しいことが苦手な人の心理的ハードル

ハードル

今まで対面だったものをなくすので、

もちろん心理的に抵抗や心配がある人がいるのも当然だと思います

ダメ
今回、書面総会やペーパーレスの総会に踏み切れたのも

未曾有の大ピンチ新型コロナウイルスの感染拡大が大きくありました

感染者1日でも早く終息して欲しいですが、

逆にこのピンチは、新しいことを始めるチャンスとも言えると思います

新しいことに抵抗がある、保護者や教職員の皆さんにこそ

今このタイミングで行うと理解が得られやすいです!

紙面総会、ほんとにおすすめです!

あちこちに甚大な被害をもたらしている、新型コロナウイルス
大変なことが多い一方でPTAの負担を、だいぶ大きく減らしてくれました

コロナウイルスは一刻も早く終息してもらいたいですが、

この機会に三方よしの書面、爽快な総会を是非実現してくださいね!

その際にはペーパーレスにすることがオススメです

PTA役員のみなさんの負担が少しでも減ることを願っています!

 

結論!

結論!

PTAや子供会、自治会、スポーツ少年団…各種役員会の総会は
断然 紙面総会がオススメです!

その際には、資料もpdf配布に変更しちゃうとより楽になります!

  • 3密回避!コロナ禍にピッタリです
  • 総会に関わる負担が半分になります!

▷議長決め、台本作り、リバーサル、会場の椅子並べと撤収
▷来賓ご招待、芳名帳、お茶出し、お礼の手紙の手配

  • さらに紙印刷も廃止して、PDFで配信するのがおすすめ!

▷膨大な印刷とホチキス止めの苦労から解放!

▷近隣の学校とやり取りも、メール添付なら一瞬!
▷エコで省資源。SDGs!

  • 議決もメールでご意見くださいとすると、プリント配布と回収の手間からも開放されます
  • 導入するなら、コロナ禍の今!

 

 

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えがお
2005年産♂、2007年産♂♀双子を育児中の アラフィフ看護師ですです(*≧∀≦*) 在住:東京近郊(関東) 趣味:読書(年間250冊ほど:読書ログしています) ミッション:子育てするすべてのパパママと子供達を応援! ▶40歳でADHDだった自分に気づく、生き辛さにガッテン! ▶読んだ本を紹介することで、ママや生きづらさを抱えてた大人が、 もっと楽に生きられる方法を一緒に探せたらと願っています ▶教育費確保のために、節約&NISA,iDecoでの投資信託積立頑張ってます! 昨日より、笑顔が増える情報を提供していけたらと思い記事を書いていきます。よろしくお願いいたします

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